Come Organizzare un Evento di Beneficenza e Perché

408

Esistono tanti validi motivi che spingono le imprese a organizzare eventi a scopo di beneficenza. Non solo raccolte fondi, ma anche giornate dedicate al volontariato, formazione e tanto altro può essere fatto per aiutare i meno fortunati. A ogni evento è possibile invitare clienti acquisiti e interessati alla vostra impresa, in modo da socializzare e conoscersi. Organizzare una giornata all’insegna della beneficenza è tutt’altro che difficile, sia che si tratti di una raccolta fondi sia che si tratti di volontariato o sensibilizzazione. Prima di iniziare i preparativi, è bene volgere l’attenzione al perché la beneficenza fa bene a tutte le aziende:

  1. Rende orgogliosi i dipendenti accrescendo il senso di appartenenza, il senso di felicità e di soddisfazione, migliorando il branding interno. Un’azienda che si impegna per una buona causa è fonte di ispirazione e ammirazione non solo in termini di immagine esterna, ma anche per i dipendenti che si sentiranno motivati e incentivati.
  2. È uno strumento pubblicitario gratuito che offre la migliore visibilità che un’azienda possa avere, in quanto valorizza non solo il business ma anche gli ideali che vi stanno a cuore.
  3. Migliora i rapporti con i clienti già acquisiti creando un punto d’incontro oltre l’aspetto professionale, creando una connessione a un livello più profondo.

Queste, da sole, sono già ottime ragioni per intraprendere la strada dell’altruismo partendo dalle risorse che un’azienda può offrire per aiutare gli altri. Ma come organizzare un evento di beneficenza? Ecco qualche consiglio pratico:

Centrare l’Obiettivo

Sicuramente, prima di prenotare uno spazio dedicato, è importante considerare il tipo di causa che ha portato alla nascita dell’evento stesso. Che si tratti di aiutare un’associazione locale o l’intera comunità, bisogna avere chiari gli obiettivi per poterli comunicare agli altri e raggiungere lo scopo finale. Assicuratevi che il tema dell’evento sia consono all’obiettivo che intendete raggiungere e che non urti la sensibilità di nessuno.

Pianificare il Budget

Se state organizzando una raccolta fondi, siate sicuri di conoscere l’esatto importo che intendente raccogliere, in modo da poter calcolare un budget massimo da impiegare per organizzare l’evento. Le spese riguarderanno non solo l’affitto della location ma anche il catering e le decorazioni, che potranno essere più o meno formali in base al tipo di evento e invitati.

Preparare il Team

Date a ogni dipendente un ruolo determinato in modo che ogni necessità organizzativa venga curata da una specifica persona. Dal tesoriere fino alle pubbliche relazioni, fate in modo che tutti si sentano partecipi e che portino a termine i compiti loro assegnati per la buona riuscita dell’evento.

Pensare alla logistica

Tenete conto del numero di invitati e delle caratteristiche del luogo in cui si terrà l’evento, assicurandovi che questo possa ospitare tutti senza creare problemi di comfort. Gli hotel offrono spesso locali appositi per questo tipo di eventi, ma durante la bella stagione potrete optare anche per un luogo all’aperto.

Pubblicizzare l’Evento

Se il budget lo consente, investite in pubblicità, anche sui social media, per mettere in evidenza il vostro evento di beneficenza e richiamare un pubblico più ampio ma allo stesso tempo selezionato.

Animare la Serata

Che vogliate organizzare una giornata in spiaggia e fare divertire gli invitati con giochi, musica e spettacolo, o che vogliate preparare un mini torneo sportivo, potete sempre contare sui regali promozionali per premiare i vincitori delle diverse discipline, dalle partite a scopa fino agli scacchi. Per rendere la serata più interessante, potete creare un evento a tema. I concerti sono molto popolari come eventi di beneficenza, ma potete optare anche per una degustazione di cibo, una fiera o un mercato solidale. Altre idee originali sono i giochi sportivi e i giochi di società a premi come quiz e trivia. Fate divertire tutti il più possibile, in modo che ricordino a lungo l’evento e possano dare vita a un passaparola positivo nel caso in cui vogliate ripetere l’evento l’anno successivo.