Firme elettroniche: che cosa sono e quali grandi vantaggi assicurano alle imprese

Al giorno d’oggi, si assiste a un nuovo fenomeno cioè l’affermazione della firma elettronica in tutti gli uffici e le aziende. È difficile non avere mai sentito parlare delle firme da apporre in maniera elettronica poiché è un argomento un po’ sulla bocca di tutti, non solo degli addetti ai lavori. Quando si parla di come le imprese possano tenere il passo nell’odierno mondo digitale, la firma elettronica è tra gli aspetti salienti da prendere in considerazione. Per essere competitivi ed efficienti nel mercato globalizzato di oggi, le imprese e le aziende devono puntare a un continuo rinnovamento. Non c’è tempo da perdere perché oggi l’impresa 2.0 deve essere sempre recettiva e reattiva al massimo quando si tratta di novità per incrementare efficienza, redditività e competitività rispetto agli altri competitor che sono sempre di più visto l’avvento dei moderni mezzi informatici capaci di mettere in comunicazione (e in affari!) persone e imprese da ogni angolo del globo. In pratica, la firma elettronica si prospetta sempre più in un quadro di rinnovamento aziendale e nei piani più avanzati per fronteggiare le sfide che il futuro riserva. Sono davvero molti i vantaggi e i benefici che spiegano l’affermarsi e il successo della firma elettronica in azienda, ma prima di vedere quali sono più nel dettaglio, meglio soffermarsi un attimo per analizzare come si firma in modo elettronico in ufficio.

Che cos’è la firma elettronica: definizione

Prima di entrare più nel merito dei vantaggi e dei benefici della firma elettronica, è utile specificare di che cosa si tratta nel dettaglio per i pochi che ancora non dovessero saperlo. Per riassumere in poche parole, la firma elettronica non è altro che una firma che però non viene apposta su un foglio di carta con la classica penna a sfera o inchiostro. Per firmare un documento digitale, non occorre più stamparlo e poi firmarlo con la penna, ma si può apporre la firma direttamente dal proprio pc. Questo è possibile perché la firma elettronica si aggiunge in modo facile e veloce al gestionale, qualunque sia quello in uso in azienda, grazie alle Api. Ad ogni documento aziendale sul pc, a presiedere della sua estensione (.doc, .docx, .txt, .pdf, .xlsx … giusto per citare i più comuni), si può aggiungere la firma in modo elettronico con un solo click del mouse. Potrebbe sembrare una cosa da poco per molte persone, ma a ben guardare è una differenza sostanziale che traccia un segno netto con il passato. Si può dire, infatti, che ci sono un prima e un dopo rispetto all’introduzione della firma elettronica. Forse alcuni non ne intravedono le potenzialità, ma chi lavora tutti i giorni in un ufficio tra carte, documenti e scartoffie capisce subito che la differenza è sostanziale rispetto alle firme autografe tradizionali di un tempo, rivoluzionando l’intero processo organizzativo e decisionale di una società.

Il risparmio di tempo: lavorare in modo agile e snello

Sono davvero molti i vantaggi che garantisce l’introduzione della firma elettronica in azienda, motivo per cui non è proprio il caso di rimandare oltre. Il primo e principale motivo per cui vale la pena passare alla firma elettronica, riguarda il risparmio di tempo. Infatti, si spende molto meno tempo prezioso nel momento in cui in azienda tutti utilizzano le firme elettroniche rispetto invece a quelle tradizionali autografe.

Una volta che la firma elettronica è integrata in tutti i processi aziendali, tutto il lavoro ne beneficia perché è snello e senza perdite di tempo. Tante volte sarà capitato che una pratica sia bloccata perché manca la firma di un ufficio o di un dirigente; oggi si possono eliminare tutti i colli di bottiglia che ingolfano la macchina aziendale grazie alla firma elettronica. Si può per sempre dire addio alla pila di documenti sulla scrivania che devono essere firmati entro fine giornata perché da oggi si può fare tutto più velocemente con un click sul computer. È una vera e proprio rivoluzione, in particolare per quei luoghi di lavoro in cui i documenti devono passare da un ufficio all’altro per esser revisionati e firmati.

Per la prima volta in assoluto, la digitalizzazione aiuta a fare un balzo in avanti riducendo le tempistiche. Lavorare in modo snello guadagnando tempo, aiuta a raggiungere una maggiore efficienza. Infatti, i risultati arrivano prima se c’è maggiore efficienza. Di conseguenza, ne beneficiano poi altri aspetti come la soddisfazione dei partner – fornitori e clienti –, la competitività e la reddittività. Le imprese che sono più veloce e non fanno aspettare nemmeno un minuto, guadagnando infatti un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti. Infine, chi lavora bene e in modo veloce, conclude prima l’affare e incassa di più e più in fretta rispetto agli altri, diventando un leader del settore di riferimento.

La maggiore sicurezza: documenti più difficili da contraffare

Inoltre, bisogna sempre ricordare che la firma elettronica risulta essere la più sicura. In altri termini, si può tranquillamente affermare che le firme elettroniche garantiscono una maggiore sicurezza. È vero in particolare quando in azienda si fa riferimento a Yousign.com, una società europea che forniscine le migliori garanzie di sicurezza. Se si fa un confronto dettagliato con la tradizionale firma autografa, quella elettronica vince proprio a mani basse anche per quanto riguarda la sicurezza.

Le firme elettroniche sono più sicure rispetto alle classiche sotto diversi punti di vista. Una firma apposta su un foglio di carta può essere facilmente contraffatta. Nel momento in cui il documento viene firmato in modo elettronico, la sicurezza è massima. La firma non può essere contraffatta come invece succede nel caso di quella tradizionale autografa. È come apporre una sorta di timbro solo che è elettronico. È un aspetto non da poco considerando il livello di sicurezza che è richiesto oggi a tutte le società, a prescindere dal settore in cui operano. Tuttavia, è sicuramente vero che dove girano tanti documenti bancari, fatture, ordini di pagamento ma anche contratti e file con dati sensibili, la sicurezza non è un aspetto che può passare in secondo piano.

Nel momento in cui in azienda si introducono le firme elettroniche, si è in grado di fornire una sicurezza in più a tutti gli agenti coinvolti.

Per proteggere i dati sensibili che comprendono quelli bancari, la sicurezza è d’obbligo. Il controllo di tutti i dati è maggiore grazie alle firme elettroniche che non possono essere contraffatte come invece succede con quelle autografe tradizionali. Con la semplice introduzione della firma da apporre in modo elettronico, la sicurezza incrementa in tutti i processi aziendali. Per la prima volta, non sarà più necessario tenere i documenti e i contratti importanti chiusi negli archivi e in cassaforte per evitare che la firma venga contraffatta poiché è tutto al sicuro nel computer. Tutti i file sono bloccati una volta che la firma è stata apposta con il nuovo sistema elettronico per evitare ogni genere di contraffazione.

Un ufficio più green: un minore spreco di carta e altre risorse

In tanti al giorno d’oggi sono soliti parlare di temi ambientali senza però poi fare nulla di concreto per quanto riguarda l’ufficio. Invece, si possono avere tante attenzioni e accorgimenti in ambito lavorativo per esser più green e sostenibili. Per esempio, l’introduzione delle firme elettroniche che sostituiscono quelle autografe, aiutano a ridurre sensibilmente il numero di stampe e, con esse, il consumo di carta. È un aspetto non da poco che aiuta ad abbassare il consumo di carta ma anche inchiostro ed elettricità della stampante, riducendone i relativi costi. Spesso capita che le tematiche ambientali si intreccino con quelle economiche: facendo più attenzione alla riduzione degli sprechi, si ottiene un beneficio in termini di costo. È così anche questa volta perché abbassare le stampe, corrisponde a una riduzione dei costi fissi per l’azienda.

Tornando alle tematiche strettamente ambientali, grazie alle firme elettroniche integrate dei processi aziendali, in ufficio si usa meno carta rispetto a tempo, limitando il consumo di risorse delicate che hanno bisogno di più attenzioni. Chi fa più attenzione all’uso di carta, riesce ad abbassare il suo impatto ambientale, in particolare quello su alberi e foreste.

In conclusione…

Allora, per tirare le fila di tutto questo discorso, la firma di tipo elettronica è un decisivo balzo in avanti per tutte quelle aziende che sono alla costante ricerca di innovazione per stare al passo con i tempi. Al giorno d’oggi, tutte le aziende devono puntare a una maggiore digitalizzazione partendo proprio dalle firme elettroniche che consentono di firmare un qualsiasi documento direttamente dal pc senza doverlo stampare prima.

Tra i tanti vantaggi che ci sono nell’introdurre il prima possibile la firma elettronica, si conta anzitutto il risparmio di tempo nella gestione di tutte le pratiche aziendali. Il lavoro si fa più snello ed efficiente, puntando dritti all’obiettivo senza inutili perdite di tempo. Una firma elettronica è anche più sicura sotto diversi punti di vista. Infine, le firme elettriche sono fondamentali per perseguire gli obiettivi ambientali, garantendo anche una riduzione importante dei costi in primis quelle delle risme di carta per la stampa.