Meeting e congressi: quali professionalità coinvolte nell’organizzazione?

La buona riuscita dell’organizzazione di un evento è legata per forza di cose alla presenza di più professionalità che collaborano in sinergia. Prima di tutto, però, quello che conta davvero è avere un luogo ideale dove tenere meeting e congressi, dotato insomma di tutti i comfort per ospitare un evento o una riunione.

È fondamentale tenere ogni aspetto sotto controllo per far sì che tutto funzioni meravigliosamente e che il nostro importantissimo appuntamento riscuota il successo meritato. Innanzitutto non si può non partire da un buon event manager che si occuperà di organizzare l’evento in maniera professionale. Il suo lavoro per l’organizzazione di meeting e congressi dipendono, in ogni caso, dalle direttive dell’azienda organizzatrice e dalle specifiche da comunicare al momento del colloquio con il professionista in questione.

Grande importanza ricopre il direttore marketing e comunicazione. Questo perché bisogna pubblicizzare al meglio l’evento che si sta organizzando e per fare ciò la comunicazione strategica è fondamentale. La collaborazione tra event manager e il direttore marketing e comunicazione è di primaria importanza per il successo del meeting.

Per l’evento, poi, è importante fare affidamento anche ad agenzie di comunicazione in grado di curare al meglio l’aspetto creativo che diviene fondamentale. Uno dei trucchi è di affidarsi ad un’agenzia che conosca il territorio in maniera approfondita per avere tutto sotto controllo, anche dal punto di vista logistico.

Se gli ospiti arriveranno da diversi paesi del mondo, non potranno assolutamente mancare i traduttori simultanei specializzati nelle materie che vengono trattate durante il meeting.

Ovviamente è fondamentale la presenza delle hostess e degli steward. Queste figure si occuperanno di accogliere i partecipanti, di guidarli e di distribuire il materiale didattico ed informativo preparato dall’azienda organizzatrice. L’allestimento della sala scelta deve essere affidato a professionisti del settore visto che si tratta di consulenti in grado di fornire un supporto fondamentale in fase di progettazione, dal punto di vista creativo e dal punto di vista tecnico.

Immortalare gli ospiti ed i momenti più importanti del meeting può essere un’ottima fonte di comunicazione da utilizzare all’esterno. Per fare ciò è necessario un buon servizio fotografico. Il fotografo riceve generalmente un briefing dal committente ed in base a questo agirà di conseguenza per il racconto dell’evento attraverso le immagini più significative.

In questa fase è importante la presenza di un regista che, al pari del fotografo, ha il compito di raccontare l’evento attraverso un video ben fatto, che dia la sensazione di un evento emozionante ed indimenticabile. Queste due figure devono essere supportate alla perfezione da un buon impianto audio ed un buon impianto luci che sarà possibile ottenere grazie ai tecnici audio, video e luci. In ultima analisi è fondamentale avere a disposizione prodotti di alta qualità tecnologica come grandi schermi, ledwall, video mapping e tanto altro.

Come abbiamo visto, dunque, sono tante le professionalità alle quali affidarsi per l’organizzazione di un evento aziendale di grande efficacia. Che sia di grandi dimensioni o di piccole, per fare in modo che sia di livello, è bene riuscire a tenere sotto controllo ogni minimo particolare. Con l’aiuto di professionisti del settore il risultato sarà senz’altro assicurato.

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