Software gestionale per i documenti: tutti i vantaggi di questi strumenti
Come organizzare la mole di lavoro di una grande azienda, se non attraverso degli strumenti telematici adeguati? Sarebbe impossibile, al giorno d’oggi, pensare di poter gestire grandi flussi e attività disparate senza un adeguato supporto sul piano informatico. Si tratta di un aspetto ancora troppo spesso sottovalutato o talvolta addirittura ignorato da molte realtà, anche piuttosto strutturate. Documenti in condivisione, file ordinati e lavoro scandito sono gli aspetti fondamentali per non incappare in spiacevoli errori o gravi dimenticanze, soprattutto quando bisogna gestire imponenti flussi su diverse attività. Ma come fare a gestire queste situazioni nella maniera ideale? Il processo di digitalizzazione ormai universalmente in atto ci aiuta in questo senso: il software per archiviazione dei documenti è la risposta ideale all’esigenza di snellimento e riorganizzazione delle varie attività. Che si tratti di attività all’interno di un’azienda o, a maggior ragione, di progetti che riguardano clienti privati, l’utilizzo di software gestionali appare davvero indispensabile. Basta utilizzare tali supporti esclusivamente per le operazioni necessarie, senza complicarsi la vita inseguendo competenze di difficile fruizione. Vediamo insieme quali sono alcune tra le caratteristiche principali che i software gestionali offrono. Cerchiamo di capire cioè in cosa concretamente possono esserci utili e come sfruttare al meglio le loro applicazioni.
Risparmiare tempo ed energie con pochi click
Per prima cosa, un software archiviazione documenti permette di accorpare tutti i file, elaborare le informazioni al loro interno e controllarle con pochi passaggi direttamente dal proprio computer. In questo modo è possibile risparmiare tempo ed energie preziose: coloro che utilizzeranno il software infatti potranno farlo comodamente seduti sulla scrivania, evitando quindi code o file chilometriche. Inoltre tale lavoro permette anche di guadagnare spazio e ottimizzare il lavoro, grazie alla possibilità di collocare tutta la documentazione prodotta all’interno di un archivio digitale nel quale è possibile suddividere nella maniera più opportuna le singole attività svolte. C’è poi da rimarcare il ruolo del workflow documentale per la validazione delle richieste di acquisto o delle fatture da parte dei fornitori. Questo è uno strumento utilissimo, sia per risparmiare denaro che per gestire al meglio i costi e le operazioni dei flussi informativi dell’azienda.
Documenti legali, firma digitale e supporto all’amministrazione
Il ruolo di un software gestionale non si esaurisce alla semplice catalogazione dei documenti, che già di per sé rappresenta una grossa semplificazione del lavoro per ogni azienda. Un buon software gestionale è in grado anche di garantire la validità a livello legale di un documento telematico. Grazie alla Conservazione Sostitutiva, vale a dire una procedura legale che aiuta in tal senso, i documenti cartacei e quelli informatici vengono equiparati. Questo è possibile grazie all’introduzione della firma digitale, che permette non solo di riconoscere la paternità del mittente ma anche di datarne correttamente la produzione. Ma, come dicevamo, con un software gestionale si possono svolgere anche attività più complesse, come la gestione dei documenti a livello transnazionale oppure la gestione analitica dei file. Le funzionalità sono moltissime (query, reporting) e orientate anche alla user experience del fruitore finale. Ma su questo ha la precedenza l’esigenza di ogni singola azienda, che ha la possibilità di stabilire liberamente quali funzionalità sfruttare al meglio per il proprio business e per i propri clienti. Ciò che appare chiaro, a di là dell’utilizzo che si intende fare di questi strumenti, è che essi rappresentano in generale un supporto non indifferente per vari settori di un’azienda. Non solo l’amministrazione, ma anche la parte che si occupa di controllo di gestione, finanza e business administration avranno la vita agevolata dall’utilizzo di un software gestionale per i documenti informatici.