Come Scrivere una Lettera Formale

Egregio, Spettabile, Gentilissimo… sono le forme canoniche con cui ci rivolgiamo al destinatario delle nostre missive di tipo formale o commerciale. Non è raro infatti di dover redigere una lettera indirizzata a Uffici, Enti pubblici e privati, professionisti di vario genere, ai quali è sempre opportuno rivolgersi con uno stile formale.
Oltre ad un corretto uso della lingua (evitando gli errori di ortografia e di grammaticali) e alla chiarezza espressiva di ciò che intendiamo comunicare, bisogna seguire uno schema specifico utile a strutturare la lettera. Sia che la trascrizione sia a penna o al computer, cerchiamo di utilizzare caratteri chiari e facilmente comprensibili.
Seguendo lo schema di seguito, anche coloro che non sono avvezzi a redigere lettere formali, non incontreranno più difficoltà.

L’intestazione: In alto a destra del foglio inseriamo l’intestazione, ovvero i dati dell’intestatario della missiva. Se ci rivolgiamo a un Ente o un Ufficio, sulla prima riga dell’intestazione scriviamo: “Spett.le _____________” .

Nella riga successiva, inseriamo il nominativo della persona fisica a cui è indirizzata la lettera, usando questa formula: “Alla cortese attenzione (sostituibile con le forme brevi “Alla C. A. / Alla C. Att.ne ”) di ____________________”. Prima del nome della persona, inseriamo il suo titolo, se ne siamo a conoscenza: Avv., Ing. , Dr., Direttore. Se non lo conosciamo, preferiamo utilizzare un generico Sig. o Sig.ra, seguito dal nome e cognome.

Sulla terza e quarta riga inseriamo l’indirizzo completo e dettagliato del destinatario, sia che si tratti di una persona o di un Ente o Ufficio.

Se la lettera è indirizzata direttamente ad una persona fisica, la prima riga dell’intestazione dovrà contenere la formula: “Alla cortese attenzione (sostituibile con le forme brevi “Alla C. A. / Alla C. Att.ne ”) dello Spett.le ____________________” seguito dal titolo e dal nominativo del destinatario.

L’oggetto: Lasciamo in bianco qualche riga dopo l’intestazione e a partire dalla sinistra del foglio scriviamo in maiuscolo la dicitura “OGGETTO:”, seguita da una o al massimo due righe in cui esponiamo sinteticamente il motivo della nostra comunicazione.

Corpo della lettera: Lasciamo in bianco una riga dopo l’oggetto e iniziamo a scrivere la lettera. Iniziamola con la formula d’apertura, rivolgendoci direttamente alla persona che leggerà la missiva: Egr./Gent.mo/Preg.mo seguito dal titolo della persona o dal generico Sig./Sig.ra/Sig.na.

Proseguiamo la lettera con una frase introduttiva idonea da scegliere tra queste di seguito, in base alla situazione: “In riferimento ad intercorso colloquio telefonico” – “In riferimento all’Oggetto della presente” – “Come da accordi” – “Come anticipato via fax/telefono” – “In risposta alla Vs precedente comunicazione via fax/mail/lettera/telefono in data_____” – “Con la presente si pone alla Vs attenzione/comunica/formalizza quanto di seguito” – “In riferimento alla Vs richiesta”.

Redigiamo adesso il corpo centrale della lettera, contenente la ragione della nostra comunicazione. Cerchiamo di essere sempre chiari, espliciti e concisi. Se è necessario facciamo riferimento a documenti cartacei precedenti. Se invece inviamo insieme alla lettera dei documenti allegati, sottolineiamo ciò con la formula: “In allegato si invia__________”.
Usiamo un periodare scorrevole e semplice, usando opportunamente la punteggiatura. Rivolgiamoci al destinatario con il pronome Lei o Voi.
Inseriamo i nostri contatti: “Per eventuali comunicazioni, contattare il sottoscritto_________ (nome e cognome) al numero di telefono____________/cellulare____________/indirizzo mail_____________)”.

Congedo: Concludiamo la lettera con formule di congedo cortesi, quali ad esempio: “In attesa di un Vs riscontro, resto a disposizioni per eventuali chiarimenti e porgo” – “Ringraziandola anticipatamente per la disponibilità/collaborazione, porgo” – “Ringraziandola per la gentile attenzione, colgo l’occasione per porgere i miei”, seguite andando a capo dalla formula “Cordiali/Distinti saluti”.

Saltiamo un paio di righe e scriviamo la località e la data in cui la lettera è stata scritta.

Infine saltiamo ancora un paio di righe e sulla destra scriviamo la nostra firma.

Ovviamente è anche possibile utilizzare i modelli presenti in rete, come per esempio questo fac simile di lettera formale al sindaco presente su Documentiutili.com, e modificarli in base alle proprie esigenze.
Spere come scrivere questo tipo di lettere è però importante.