PEC condivisa: chi deve controllarla e perché serve una procedura interna

La casella PEC è attiva, l’indirizzo è noto a tutti e più persone dell’organizzazione possono accedervi. Eppure, quando arriva una comunicazione, può capitare che nessuno la prenda davvero in carico. Qualcuno pensa che se ne occupi il collega amministrativo, qualcun altro dà per scontato che la controlli chi ha attivato la casella. Nel frattempo, il messaggio resta lì.

È una situazione tutt’altro che teorica nelle piccole imprese, negli studi professionali e nelle organizzazioni con pochi addetti. Il problema, infatti, non è necessariamente avere una casella PEC condivisa. È non aver stabilito con chiarezza chi deve presidiarla e cosa deve accadere quando arriva una comunicazione.

Una gestione corretta della PEC parte da alcune regole molto semplici:

• chi è responsabile del controllo della casella?
• con quale frequenza deve essere verificata?
• come viene assegnata una comunicazione alla persona che deve occuparsene?
• cosa succede quando il responsabile è assente, cambia ruolo o lascia l’organizzazione?

Sembra una questione organizzativa secondaria, ma per una casella che può ricevere comunicazioni con valore legale è tutt’altro che marginale.

Il problema è la procedura, non lo strumento

La tecnologia, in questo caso, è soltanto una parte della questione. Una PEC può funzionare perfettamente dal punto di vista tecnico e continuare a rappresentare un punto debole se nessuno ha il compito preciso di controllarla.

Pensiamo, per esempio, a una piccola azienda in cui l’accesso alla casella è condiviso tra il titolare, una persona dell’amministrazione e un collaboratore. Se non esiste una regola interna, tutti possono essere potenzialmente responsabili e, proprio per questo, nessuno lo è davvero.

La situazione diventa ancora più delicata quando arriva una comunicazione che richiede un’azione entro una determinata scadenza. Limitarsi a sapere che il messaggio è nella casella non significa aver stabilito chi deve leggerlo, valutarlo e trasferirlo alla persona competente.

Il rischio di una casella PEC non presidiata è quindi quello di trasformare una comunicazione formalmente ricevuta in una comunicazione operativamente ignorata, con possibili conseguenze sulle scadenze da rispettare.

Cosa dovrebbe prevedere una procedura minima

Non serve necessariamente costruire un sistema complesso. Anche una piccola organizzazione può definire poche regole, purché siano chiare e conosciute da chi utilizza la casella.

Il primo elemento è l’individuazione di un responsabile del presidio. Non significa che debba occuparsi personalmente di ogni comunicazione: il suo compito può essere quello di controllare la casella e assicurarsi che ogni messaggio venga indirizzato alla persona competente.

Il secondo riguarda la frequenza di controllo. Lasciare la verifica alla disponibilità del momento è diverso dal prevedere una routine precisa, integrata nelle attività quotidiane dell’ufficio.

Serve poi un sistema, anche semplice, per tracciare la presa in carico. Una comunicazione può essere inoltrata al responsabile commerciale, al consulente, all’amministrazione o al titolare, ma deve essere chiaro chi se ne sta occupando.

Infine, bisogna prevedere la continuità. Ferie, malattia, cambio di mansione e dimissioni non dovrebbero lasciare la casella senza presidio. Una procedura efficace stabilisce in anticipo chi subentra e come viene gestito il passaggio.

PEC e valore legale: perché una mail non può restare “in attesa”

La necessità di organizzare il presidio deriva anche dalla natura stessa della PEC. Il Codice dell’Amministrazione Digitale, il D.Lgs. 82/2005, disciplina il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche aventi rilevanza giuridica.

Per questo motivo, il fatto che una comunicazione sia stata ricevuta nella casella non può essere trattato come una normale email informativa che si può leggere quando si ha tempo. A seconda del tipo di comunicazione e del relativo procedimento, dalla ricezione possono infatti decorrere termini entro i quali il destinatario deve compiere determinate attività.

La conseguenza pratica è importante: non leggere una PEC non equivale necessariamente a non averla ricevuta. La gestione della casella deve quindi tenere conto non soltanto della lettura, ma dell’intero percorso che porta dalla ricezione all’assegnazione e all’eventuale risposta.

Tre modelli di gestione a confronto

Modello                       Rischio di scadenze perse    Tracciabilità                       Tenuta in caso di assenza

Una sola persona               Medio                                                 Alta se la gestione è ordinata    Bassa

A rotazione senza regole    Alto                                                    Bassa                                         Media

Con procedura scritta         Più contenuto                                    Alta                                             Alta

La tabella mostra un aspetto spesso sottovalutato: affidare una responsabilità a una sola persona può sembrare la soluzione più semplice, ma crea una dipendenza da quella figura. Una procedura condivisa consente invece di mantenere il presidio anche quando cambiano le persone.

Quando la PEC diventa una responsabilità organizzativa

Nelle realtà più piccole è frequente che la gestione delle comunicazioni digitali venga assorbita dalle normali attività amministrative. Finché non succede nulla di particolare, il sistema sembra funzionare.

Il problema emerge quando arriva una comunicazione urgente, quando il responsabile è assente oppure quando un dipendente cambia mansione senza che nessuno aggiorni le procedure.

Anche per questo, realtà come La Contabile S.p.A., azienda che fornisce servizi digitali e soluzioni per l’ufficio ad aziende e professionisti, si inseriscono in un contesto in cui la gestione della PEC va considerata non soltanto dal punto di vista tecnico, ma anche sotto il profilo delle modalità con cui l’organizzazione presidia le comunicazioni.

Una procedura semplice è spesso sufficiente

Per capire se la gestione attuale funziona, basta fare una prova concreta. Se oggi arrivasse una PEC con una scadenza ravvicinata, chi la vedrebbe per primo? Chi stabilirebbe a chi assegnarla? Come si saprebbe che qualcuno l’ha presa in carico? E chi controllerebbe la casella se quella persona fosse assente?

Se le risposte non sono immediate, probabilmente manca una procedura.

La soluzione non consiste necessariamente nell’aumentare il numero delle persone che hanno accesso alla casella. Al contrario, può essere più utile definire responsabilità precise, una frequenza di controllo e una regola per le assenze.

FAQ

Chi dovrebbe controllare la PEC in una piccola impresa?
È opportuno individuare formalmente una persona responsabile del presidio, stabilendo anche chi la sostituisce in caso di assenza.

Con quale frequenza va controllata la PEC?
La frequenza dovrebbe essere definita in base al tipo di attività e alla rilevanza delle comunicazioni attese. L’importante è che il controllo sia una procedura, non un’attività lasciata al caso.

Chi riceve una PEC deve essere anche chi risponde?
Non necessariamente. Chi presidia la casella può avere il compito di classificare la comunicazione e assegnarla alla persona competente.

Cosa succede se il responsabile della PEC è assente?
La procedura dovrebbe prevedere in anticipo un sostituto, evitando che ferie, malattia o cambio di ruolo interrompano il controllo.

Basta inoltrare una PEC al collega interessato?
L’inoltro è un passaggio utile, ma è preferibile prevedere anche una modalità per sapere chi ha preso in carico la comunicazione e se sono necessarie ulteriori azioni.