Perché i tritadocumenti sono così importanti?

La presenza di un distruggidocumenti in un’azienda o in un ufficio è indispensabile non solo per esigenze pratiche, ma anche per rispettare la legge. L’Allegato B del Codice della Privacy, vale a dire il d. lgs. n. 196 del 30 giugno del 2003, stabilisce – infatti – che tutte le attività sono obbligate a mettere in atto procedure sicure tali da evitare che persone non autorizzate possano accedere a documenti in cui sono riportati dati sensibili di terzi. Gli articoli 27, 28 e 29 dell’Allegato riguardano proprio il trattamento dei dati in assenza di strumenti elettronici, e cioè i dati su carta: nel caso in cui l’obbligo non venga rispettato sono previste multe fino a 50mila euro e addirittura pene fino a due anni di reclusione. Ma che cosa c’entra questo con un distruggidocumenti?

Quando serve un tritadocumenti

Si immagini che cosa potrebbe succedere se una persona prelevasse da un cestino un foglio accartocciato in cui sono presenti dei dati sensibili di soggetti inconsapevoli: tali dati potrebbero finire in mani sbagliate o comunque essere utilizzati in maniera illegale. Si rende necessario, pertanto, l’impiego di una macchina tritacarte: e se è vero che la legge non impone in modo esplicito il suo utilizzo, è altrettanto vero che la sua presenza è altamente consigliabile, a meno che non si voglia destinare una risorsa al compito di sminuzzare a mano tutti i fogli. Sarebbe poco utile e conveniente, no? Ciò che conta è che i documenti cartacei in questione siano ridotti in condizioni tali da non poter più essere ricomposti; volendo, comunque, ci si può affidare anche ad aziende che mettono a disposizione un servizio di distruzione documenti.

Perché c’è bisogno di un tritacarte?

Come si è detto, la necessità di rispettare le norme si coniuga con bisogni prettamente pratici: in qualsiasi azienda, infatti, è indispensabile proteggere anche sé stessi e la propria attività rispetto a possibili furti di identità o di informazioni. Perfino in un’abitazione privata ci potrebbe essere bisogno di un tritadocumenti, per dire addio a scartoffie e fogli di carta che non servono più e che occupano solo una grande quantità di spazio. Tanti sono i documenti su cui possono essere riportati dati sensibili, e in molte occasioni non ci si rende neppure conto della loro esistenza e della loro esposizione: nel caso dei privati si può pensare alle ricevute fiscali e agli estratti conto, ma anche ai documenti con firma apposta, alle liste dei movimenti delle carte di credito, ai rimborsi delle tasse, agli assegni invalidati, alle bollette e alle fatture; nel caso delle aziende, invece, il riferimento è alle buste paga, alle liste di clienti, ai documenti legali, alle cartelle mediche, ai curriculum vitae e ai fatturati. Insomma, tutti documenti che devono essere smaltiti prestando la massima attenzione alla sicurezza, per non andare incontro a conseguenze poco gradevoli; e per essere ancora più previdenti anche la carta intestata che non serve più dovrebbe fare la stessa fine.

Come scegliere il distruggidocumenti

Dal momento che il mercato mette a disposizione un ricco e variegato assortimento di prodotti di questo tipo, vale la pena di capire quali sono i parametri che è bene tenere in considerazione in vista di un acquisto. Il ciclo di lavoro è, per le aziende, il criterio più importante: esso corrisponde al periodo di tempo per il quale può lavorare un tritacarte senza che esso debba venire spento per raffreddarsi. Anche la capacità della macchina è una variabile che merita di essere valutata: essa corrisponde alla quantità di fogli di carta che possono essere sminuzzati di volta in volta. In alcune circostanze, inoltre, si potrebbe aver bisogno di smaltire non solo la carta, ma anche altri materiali, come le pellicole fotografiche, le carte di credito o i punti metallici: un ulteriore elemento da non trascurare.