I consigli dell’esperto per implementare correttamente l’archiviazione documentale in azienda

Gli ultimi anni hanno visto un aumento quasi verticale delle riorganizzazioni dei processi di lavoro nelle aziende. Se però molto spesso questa viene presa con scarsa serietà, senza capirne la vera portata e quindi senza implementare reali cambiamenti che possano davvero portare ad un incremento delle prestazioni e dei profitti, per ottenere reali vantaggi – e possono essere numerosi  e considerevoli – è necessario partire con una pianificazione molto attenta e precisa. Per portare un esempio pratico abbiamo scelto di analizzare il caso dell’implementazione di un sistema aziendale di archiviazione documentale, e ci siamo fatti supportare dalla squadra di esperti di Datasis, un’azienda italiana specializzata nello sviluppo di software e hardware per la gestione documentale nelle aziende. Abbiamo così identificato quattro aree di intervento fondamentali su cui imperniare l’analisi necessaria ad integrare sistemi di questo tipo:

I processi di lavoro

Implementare un sistema di archiviazione documentale inevitabilmente ha un impatto sui processi di lavoro che qualsiasi azienda sviluppa nel corso degli anni. Questo cambiamento può spesso rivelarsi complesso da gestire sia per i lavoratori che ne sono direttamente coinvolti che per la dirigenza che lo deve guidare. La questione chiave rimane molto semplice: il personale non lavorerà mai attivamente per facilitare l’introduzione di un qualsiasi sistema che, nella propria percezione, complichi e renda più difficile il proprio lavoro quotidiano in maniera superiore ai vantaggi che ne percepisce. Per questa ragione la pianificazione del sistema di gestione documentale e delle sue modalità d’uso va sempre effettuata insieme al personale che poi lo userà, così da poterne accogliere le istanze importanti.

I privilegi di accesso

Tutti i documenti prodotti all’interno dell’azienda dovranno essere digitalizzati, indicizzati e archiviati nel sistema; ma questo non significa che siano messi a disposizione di tutti i membri del personale. Questi documenti includeranno infatti anche dati personali, lettere riservate, offerte dedicate a particolari clienti e documentazione sui segreti aziendali. La gestione documentale rende possibile implementare questi diritti di accesso in maniera estremamente precisa e definita, ma è necessario che venga articolata correttamente. L’analisi preliminare di questo tipo di istanza renderà l’integrazione molto più scorrevole.

La questione logistica

Sono ben diversi i casi di un’azienda situata in un open space, dove tutti lavorano praticamente fianco a fianco, e di un’azienda che occupa diversi piani di un edificio, o addirittura sedi distaccate distanti anche centinaia di chilometri, o di un’azienda dove buona parte dei collaboratori lavora da posizioni remote, come capita ad esempio con i commerciali. L’integrazione della gestione documentale in rete rende risolvibili tutti questi tipi di situazione con uguali performance, ma è ovviamente tenerne conto già dalla fase di analisi.

Le criticità

Spesso il budget o la complessità dei processi di lavoro rendono sconsigliabile, o impossibile, l’implementazione di un sistema di gestione documentale in tutta l’azienda fin dalle prime battute. In questi casi, è consigliabile iniziare con un’integrazione parziale, limitata proprio a quei reparti o uffici dove l’esigenza di archiviazione e gestione documentale è più alta e quindi l’impatto più significativo. L’investimento ne risulta ridotto, e i vantaggi spesso sufficienti a coprire i costi dei successivi ampliamenti al resto della struttura aziendale.