Digitalizzazioni documentali: realtà nel complesso ancora poco diffuse, a fronte dell’efficienza che le tecnologie sottostanti potrebbero garantire alle dinamiche professionali, ma niente affatto trascurabili, soprattutto se si considerano i dati emersi da alcuni studi condotti in merito, dai quali si evince che:
- Almeno il 40% dei professionisti ha in progetto di investire in digitalizzazione dei documenti
- Nel 2016 l’investimento nell’ICT da parte degli studi professionali si è incrementato del 50% rispetto all’anno precedente
- I Social Media vengono adoperati dal 44% dei professionisti per acquisire informazioni, sviluppare nuove relazioni, promuovere i propri servizi.
Tuttavia, soltanto un professionista su tre procede ad una pianificazione intensiva delle tecnologie digitali per il business, e infatti, continuando a snocciolare percentuali, i dati mostrano come:
- solo il 60% dei professionisti utilizzi gli invii telematici
- oltre metà dei soggetti presi a campione non dispone di un sito web
- meno del 40% utilizza un software di Gestione Documentale
- Solo il 20% usa la fatturazione elettronica e il controllo di gestione dello Studio.
Ma di quali professioni si sta parlando? Degli avvocati, alle prese col processo civile telematico. Dei commercialisti, con l’elaborazione online dei modelli F24, e dei consulenti del lavoro, con le pratiche in rete per l’INPS. Degli architetti, con l’impiego di CAD e delle stampanti 3D. Dei fotografi, impegnati nella digitalizzazione delle fotografie. Di tutti i soggetti impegnati nei settori delle Utility e delle Assicurazioni, alla ricerca di una digital customer experience in linea con le attese. Degli operatori della Sanità, sulla spinta dei programmi di investimento per la Sanità Digitale. E di molte altre figure professionali… Insomma, le nuove tecnologie influenzano in maniera tangibile l’ambito lavorativo, determinando cambiamenti nella relazione professionista-cliente, nelle modalità, nelle tempistiche, nei contenuti. E pur tuttavia, dalle ricerche emerge pure un orientamento all’innovazione tecnologica determinato più dalla necessità di rispondere a imposizioni normative che non ad un desiderio di innovare il proprio business in chiave tecnologica per rispondere meglio alle richieste del mercato ed essere più competitivi. Atteggiamento francamente poco ragionevole, se si pensa, ad esempio, ai vantaggi economici che la conservazione sostitutiva dei documenti consente di ottenere ai commercialisti: innanzitutto essa determina la riduzione dei costi interni (se si “conservano” i propri documenti); poi rappresenta un elemento di fidelizzazione per i propri clienti (offrendola loro come servizio aggiuntivo); incrementa l’efficienza nei processi, automatizzando una serie di attività (spesso a basso valore aggiunto) liberando risorse da impiegare per altra operatività (con un’ulteriore riduzione dei costi operativi e della complessità nella gestione degli archivi). A tutto questo si aggiunge che il costo per sviluppare progetti di Conservazione Sostitutiva è spesso più “abbordabile” di quanto si creda: le principali voci di spesa sono rappresentate dal canone di attivazione del software, dal certificato di firma, dalla conservazione a documento, dalla scansione e dal manuale della conservazione. Questa soluzione di dematerializzazione documentale consente di risparmiare da 1 a 3 euro per fattura, che significa che uno Studio Commercialista con 35 clienti che registra poco più di 10.000 fatture all’anno, risparmia circa 14.000 euro; mentre per la registrazione di Fatture Attive e Passive, per la gestione delle scritture contabili e dei documenti fiscali, uno studio più grande, con 130 clienti e che registra 110.000 fatture all’anno, arriva a risparmiare circa 120.000 euro. È quindi più che evidente che portare libri, registri, scritture contabili, fatture, dichiarazioni fiscali e documentazione amministrativa in modalità Conservazione Sostitutiva è quanto mai conveniente! Ragion per cui sarebbe auspicabile che ogni professionista (l’esempio di poc’anzi prende in considerazione i commercialisti, ma vale praticamente per ogni studio e realtà aziendale) investisse risorse in digitalizzazione dei documenti… tuttavia, poiché la stragrande maggioranza di questi non dispone internamente di competenze informatiche forti, è preferibile affidarsi ad aziende che operano nel mercato dell’offerta di soluzioni di dematerializzazione, come Copying Srl che, da oltre 35 anni, lavora al fianco di piccole, medie e grandi aziende e Pubbliche Amministrazioni, supportandole nella gestione dei propri documenti, dal trattamento del documento cartaceo alla gestione dei processi digitali, e garantendo sempre loro qualità, affidabilità e costi competitivi.